Digitalisierung scheint aktuell das Allheilmittel für jedes Business zu sein. Wer digital gut aufgestellt ist, wird keine Probleme haben. Damit die Digitalisierung aber nicht zur reinen Elektrifizierung bestehender Prozesse wird, gilt es, gut vorbereitet zu sein. Da müssen wirklich alle mit an Bord sein, die Technik muss angeschafft sein und zwar sowohl in der Hardware als auch in der Software. Eine gute Digitalisierung ist also im ersten Schritt jede Menge Planung, Umstrukturierung und der Einkauf von Lösungen.

Digitalisierung erfasst unterschiedliche Unternehmensbereiche:

• Prozesse: Wenn bisher alles in Aktenform ablief, müssen Prozesse neu ausgerichtet werden. Damit das gelingt, benötigt das Unternehmen einen klaren Ansprechpartner, am besten in der Führungsebene, der den Überblick behält. Es gilt, eine Übersicht zu gewinnen, wie die Prozesse innerhalb des Unternehmens und mit Aussenstehenden bisher liefen und wie diese digitalisiert werden können.
• Hardware: Hier braucht man ebenfalls einen Überblick. Können bereits bestehende Systeme für die Digitalisierung genutzt werden? Wenn ja, welche Funktionen werden sie erfüllen? Was muss gegebenenfalls ergänzt oder ganz neu angeschafft werden? Der Grundsatz muss lauten: Das anschaffen, was nötig ist und nicht am falschen Ende sparen, aber auch nicht sinnlose Investitionen tätigen. Denn sonst wird die vielgepriesene Digitalisierung ein finanzielles Desaster.
• Software: Bei der notwendigen Software ist es wichtig, dass von Anfang an darauf geachtet wird, dass möglichst das ganze Unternehmen eine einzige Softwarelösung bekommt. Diese Lösung sollte im Idealfall inhouse verfügbar sein, aber auch für einen möglicherweise bestehenden Außendienst. Alle sollten jeweils die gleichen Daten zur Verfügung haben. Die meisten Softwarelösungen bieten einen kostenlosen Testzeitraum. So kann man leicht herausfinden, ob das entsprechende Tool den eigenen Ansprüchen genügt und wie gut die Mitarbeiter damit zurechtkommen.
• Mitarbeiter: Alles steht und fällt damit, wie gut die Mitarbeiter die Digitalisierung mit tragen. Hier gilt es, zu erfassen, welche Mitarbeiter in welchem Umfang geschult werden müssen.

Ein guter Plan ist das A und O

Dass eine Digitalisierung sinnvoll ist, dürfte ausser Frage stehen. Diese ist aber viel mehr ein Prozess als eine einmal gefällte Entscheidung, die dann im Hauruck-Verfahren durchgeboxt wird. Im besten Fall greifen nämlich am Ende dieses Prozesses alle Systeme ineinander und alles läuft geradezu reibungslos. Wer hier planlos vorgeht, läuft Gefahr, dass die Mitarbeiter frustriert sind und dann nicht wirklich mitmachen. Eine halbherzige Digitalisierung ist dann letzten Endes sehr kostenintensiv, weil ständig nachgebessert werden muss.

1. Was soll digitalisiert werden? Sind es wirklich alle Prozesse? Wie kann das in Zukunft ablaufen und wie soll der Umgang mit den bisherigen Daten erfolgen? Sinnvoll ist es an diesem Punkt, wenn wirklich einmal alles aufgelistet wird, was digitalisiert werden soll.
2. Wie arbeitsintensiv wird es? Manche Prozesse lassen sich sicher sehr einfach ins digitale Zeitalter umsetzen. Bei anderen bedarf es etwas mehr Arbeit. Der dafür aufgestellte Plan sollte berücksichtigen, dass die Digitalisierung das aktuelle Geschäft begleitet und nicht der einzige Tagespunkt ist. Es muss einen klaren Ablaufplan geben, was wann und mit welchem zeitlichen Aufwand digitalisiert werden soll.
3. Welche Vorbereitungen können getroffen werden? Um nicht direkt ins kalte Wasser geworfen zu werden, ist es für die Mitarbeiter wichtig, dass Prozesse schon vor der gesamten Umstellung automatisiert werden. Denn wenn ein Prozess bereits automatisch abläuft, ist es später umso leichter, ihn zu digitalisieren.

Wichtig ist es auch, alle Mitarbeiter von Anfang an mit ins Boot zu holen. Sie sollten wissen, dass das Ziel nicht darin besteht, die Mitarbeiter durch Computer zu ersetzen. Die Arbeit soll leichter werden, damit man sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann, statt dass man Stunden mit dem Herumsuchen in Akten verbringt. Das Unternehmen soll lediglich auf die Zukunft ausgerichtet werden. Dazu können alle Mitarbeiter sogar einen wertvollen Beitrag leisten. Erst wenn die Mitarbeiter wirklich motiviert sind, das digitale Zeitalter zu leben, wird dieser Prozess von Erfolg gekrönt sein.

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